Wydatki na prezenty dla pracowników jako koszt podatkowy
Co do zasady, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Od powyższej zasady przewidziano jednak szereg wyjątków. Przykładowo - nie są kosztem podatkowym wydatki na działalność socjalną, o której mowa w przepisach o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych oraz koszty reprezentacji (art. 23 ust. 1 pkt 42 i 23 ustawy o PDOF i art. 16 ust. 1 pkt 45 i 28 ustawy o PDOP).
Podatnik zamierza dokonywać zakupów prezentów dla pracowników z okazji ich ślubu, a także kwiaty z okazji urodzin pracowników. Wydatki te nie powinny być finansowane z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Środki ZFŚS przeznaczone są bowiem na finansowanie działalności socjalnej, czyli na rzecz różnych form wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej, sportowo-rekreacyjnej, opieki nad dziećmi w żłobkach, przedszkolach oraz innych formach wychowania przedszkolnego, udzielanie pomocy materialnej - rzeczowej lub finansowej, a także zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową. Ponadto, przyznawanie ulgowych usług i świadczeń z Funduszu powinno być uzależnione od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu. Wydatki na zakup prezentu z okazji ślubu lub na kwiaty dla pracownika nie spełniają powyższych warunków, a co za tym idzie - wydatki te nie powinny być finansowane ze środków funduszu socjalnego, lecz ze środków obrotowych.
Wydatków, o których mowa, nie należy również zaliczać do wydatków na reprezentację. Reprezentacja to okazałość, wystawność w czyimś sposobie bycia, mająca na celu wywołanie dobrego wrażenia. Nie można za takie wydatki uznać wydatków na zakup prezentu czy kwiatów dla pracownika. Nie są to bowiem działania skierowane na zewnątrz firmy, lecz wydatki na rzecz pracowników, które mają na celu wprowadzenie dobrej atmosfery w pracy, zadowolenie pracowników, poprawiają relacje między pracodawcą a pracownikami, a tym samym mogą pozytywnie wpłynąć na pracę pracowników. Wydatki te mają zatem pośredni związek z osiąganiem przychodów i mogą być rozliczone w rachunku podatkowym.
WAŻNE: Wydatki sfinansowane ze środków obrotowych na zakup prezentów lub kwiatów dla pracowników stanowią koszty uzyskania przychodów.
Otrzymanie prezentu jako źródło przychodów pracownika
Przychodami ze stosunku pracy są wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężna świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło ich finansowania. Do przychodów tych zalicza się zatem wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych. Tak wynika z art. 12 ust. 1 ustawy o PDOF.
Na zasadzie wyjątku, niektóre przychody mogą korzystać ze zwolnienia z opodatkowania. Żaden z tych wyjątków nie dotyczy jednak prezentów otrzymywanych przez pracowników, których zakup został sfinansowany ze środków obrotowych. Wprawdzie na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o PDOF wolne od podatku dochodowego są m.in. świadczenia rzeczowe otrzymywane przez pracownika do kwoty 380 zł, lecz zwolnienie to ma zastosowanie jedynie wówczas, gdy świadczenia te przyznawane są w związku z finansowaniem działalności socjalnej. Jak jednak wspomniano powyżej, wydatki na prezenty dla pracowników, które nie mają charakteru socjalnego (np. prezenty z okazji ślubu pracownika), nie mogą być finansowane ze środków tego Funduszu. Tym samym zwolnienie od podatku, o którym mowa powyżej, nie może mieć zastosowania w przedmiotowej sprawie.
WAŻNE: Wartość prezentu zakupionego dla pracownika ze środków obrotowych firmy stanowi przychód pracownika, który należy doliczyć do pozostałych przychodów uzyskanych w danym miesiącu ze stosunku pracy i od łącznej kwoty dochodów obliczyć i pobrać zaliczkę na podatek dochodowy.
Od wartości prezentu przekazanego pracownikowi należy również naliczyć składki na ubezpieczenia społeczne. Jak bowiem wynika z art. 18 ust. 1 i art. 20 ust. 1 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2007 r. nr 11, poz. 74 ze zm.), podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, a także na ubezpieczenie chorobowe i wypadkowe stanowi dla pracowników przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych, osiągany u pracodawcy z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy. Wartość prezentu przekazanego pracownikowi należy również uwzględnić w podstawie wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne.
